Onboarding checklist

2020-12-08

Onboarding checklist! 

När det kommer till onboarding av nya kollegor så är det generellt bra att fokusera mindre på företaget och mer på medarbetaren och hens behov. Vi bör alla sträva efter samma resultat - en lycklig och produktiv anställd. Vi hoppas att innehållet kommer att inspirera och hjälpa dig öka kvaliteten på er preboarding och onboarding!

Checklista i fyra delar

  • Preaboarding
  • Första arbetsdagen
  • Första veckan
  • Vecka 2-24

Preaboarding - Inför första arbetsdagen

  • Skriv anställningsavtal
  • Välkomna den nya kollegan - Se till att skicka ut ett välkomstmail till den ny anställda
  • Påbörja IT-processer - Beställ dator, passerkort, licenser osv.
  • Uppföljning av närmsta chef - Se till att den nya kollegan välkomnas av närmsta chefen redan 3-5 dagar innan hen har sin första arbetsdag.
  • Förbered skrivbord - Se till att arbetsplatsen är väl förberedd och att all utrustning är beställd i tid.
  • Bjud in till viktiga verktyg - Se till att den nya kollegan är tillagd i era kommunikativa kanaler redan innan hen har sin första arbetsdag
  • Bjud in till mappar - Bjud in till viktiga mappar som kan innehålla viktig information om den nya kollegans roll
  • Skicka ut relevant inför kollegans första dag
  • Team lunch / Team AW - Bjud in hela teamet till en lunch eller en skön AW så alla får lära känna den nya personen!

Första arbetsdagen

  • Skrivbordet - Dubbelkolla så att allt återfinnas på skrivbordet innan personen kommer. Att få fråga efter material första dagen kan vara obekvämt.
  • Introduktion - Se till att den nya personen får träffa alla teamet och möjligheten att boka möten med personer som personen behöver träffa internt
  • Team lunch - Se till att personen får luncha med teamet igen, gemensam lunch är alltid trevligt!
  • FAQ, Tips & Trix - Alla människor har nytta av tips & trix. Se till att den nya kollegan lär sig era små genvägar. Implementera ert arbetsätt
  • Housetour - Visa vart väsentliga rum / utrustning finns. Börja med det viktigaste - KAFFEMASKINEN.
  • Dator & system - Se till att den nya medarbetaren får tid att ladda ner alla viktiga system och tid att sätta upp sin dator som hen behöver.
  • Studdy Buddy - Utse en kollega som den nya personen kan ha som stöd. Frågor eller funderingar brukar uppstå.
  • Introducera den nya medarbetaren - Skicka ut ett pm i era kanaler för att meddela om att de finns en ny kollega på kontoret.

Vecka 1

  • Introduktion till projekt - Om ni har massa bollar i luften, involvera den nya kollegan så tidigt som möjligt för att skapa en känsla av sammanhang. Passa på att lära ut era arbetssätt.
  • Systemgenomgång - Ta en rundtur i systemens värld och visa hur era fungerar
  • Policy genomgång - Har personen fått en genomgång i era policys? Gör det på en gång annars.
  • Produktion introduktion - Låt personen känna och klämma på era produkter. Kanske har hen smarta nya lösningar?
  • Keep it simple - Sätt upp ENKLA veckomål. Gör en uppföljning i slutet av veckan.
  • Boka in one-on-one - Boka in en one-on-one för att göra uppföljning på hur den första veckan har varit.
  • OKR & KPI:er - Låt den nya kollegan veta vilka KPI:er eller OKR som ni jobbar efter

Vecka 2-24

  • Vision och mission - Ge kollegan en grundläggande genomgång i bolagets historia, värderingar, mål och visioner för att ge personen en djupare kontext av företaget
  • Två veckors check-in - Boka in ett möte med den nya kollegan. Vad har varit bra? Vad kan förbättras?
  • Keep, keeping it simple - Fortsätt sätta upp enkla veckomål med uppföljning. Utmana lagom!
  • Friends with benefits - Boka in kollegan med HR eller annan ansvarig för att ge en mer detaljerad bild av vilka benefits företaget har och hur de fungerar.
  • OKR & KPI:er - Börja ge din nya kollega individuella OKR & KPI:er att förhålla sig till. Bör tidigast göras efter en månad.
  • 30 dagars check-in - Gör en avstämning efter en månad för att se hur kollegan har haft det. Vad har varit bra? Vad kan förbättras?
  • Introduktion till beslutsfattare - Låt den nya kollegan träffa viktiga beslutsfattare för att sedan kunna röra sig lättare i organisationen.
  • Ledighet och hemarbete - Företag fungerar olika. Ge den nya kollegan inblick i hur ni arbetar.
  • 90 dagars check-in - Har den nya kollegan anpassat sig till era arbetsprocesser? Hur har den nya kollegan kommit in i teamet? Ta reda på det med uppföljning och fortsätt kontinuerligt med dessa.
  • Följ upp provanställningen - Följ upp efter 5 mån för att ta ett beslut om framtiden

Förberedelser är ofta en nyckel till framgång. Värdesätt det högt, både för er som företag och för de nya kollegorna!